Όταν μια επιχείρηση ξεκινά, η βασική της ανάγκη είναι συνήθως να έχει σωστή λογιστική παρακολούθηση, να εκδίδει παραστατικά, να υποβάλλει δηλώσεις και να τηρεί τις φορολογικές της υποχρεώσεις.

Όταν όμως η επιχείρηση αρχίζει να μεγαλώνει, οι ανάγκες αλλάζουν.

Η διοίκηση δεν χρειάζεται μόνο να γνωρίζει αν έχουν υποβληθεί σωστά οι δηλώσεις. Χρειάζεται να γνωρίζει αν η επιχείρηση είναι πραγματικά κερδοφόρα, ποια τμήματα αποδίδουν, πού υπάρχουν διαρροές κόστους, ποιες αποφάσεις δημιουργούν αξία και ποιοι κίνδυνοι πρέπει να προληφθούν πριν γίνουν πρόβλημα. Εδώ ακριβώς έρχεται η οικονομική διακυβέρνηση, η οποία δεν είναι απλή λογιστική. Είναι το σύστημα με το οποίο μια επιχείρηση οργανώνει, ελέγχει και αξιοποιεί τα οικονομικά της δεδομένα, ώστε η διοίκηση να λαμβάνει τεκμηριωμένες αποφάσεις.

Τι Είναι η Οικονομική Διακυβέρνηση;

Η οικονομική διακυβέρνηση είναι το πλαίσιο διαδικασιών, ελέγχων, αναφορών και οικονομικής πληροφόρησης που βοηθά μια επιχείρηση να λειτουργεί με διαφάνεια, έλεγχο και προβλεψιμότητα.

Με απλά λόγια, απαντά σε κρίσιμα ερωτήματα όπως:

• Πόσο πραγματικά κερδίζει η επιχείρηση;
• Ποια είναι τα σταθερά και μεταβλητά κόστη;
• Πού υπάρχουν αποκλίσεις από τον προϋπολογισμό;
• Ποια προϊόντα, υπηρεσίες ή τμήματα είναι κερδοφόρα;
• Πόσο ασφαλής είναι η ταμειακή ροή;
• Υπάρχουν φορολογικοί ή λογιστικοί κίνδυνοι;
• Υπάρχουν αδυναμίες στις εσωτερικές διαδικασίες;
• Η διοίκηση έχει έγκαιρα τα σωστά στοιχεία για να αποφασίσει;

Η οικονομική διακυβέρνηση συνδέει τη λογιστική, τη φορολογία, το reporting, τον εσωτερικό έλεγχο και τη στρατηγική διοίκηση.

Γιατί Δεν Αρκεί η Απλή Λογιστική Παρακολούθηση;

Η λογιστική παρακολούθηση είναι απαραίτητη. Όμως από μόνη της δεν αρκεί για μια επιχείρηση που αναπτύσσεται.

Ένα λογιστήριο μπορεί να καταχωρεί σωστά τα παραστατικά, να υποβάλλει δηλώσεις και να παρακολουθεί τις φορολογικές υποχρεώσεις. Αυτό όμως δεν σημαίνει απαραίτητα ότι η διοίκηση έχει καθαρή εικόνα για την οικονομική πορεία της επιχείρησης.

Η απλή λογιστική απαντά κυρίως στο ερώτημα:

«Είμαστε εντάξει με τις υποχρεώσεις μας;»

Η οικονομική διακυβέρνηση απαντά σε πιο στρατηγικά ερωτήματα:

«Πού βρισκόμαστε οικονομικά;»
«Πού χάνουμε χρήματα;»
«Τι πρέπει να αλλάξουμε;»
«Ποια απόφαση είναι ασφαλής;»
«Πόσο μπορούμε να αναπτυχθούμε χωρίς να δημιουργήσουμε οικονομική πίεση;»

Για μια μικρή επιχείρηση, η διαφορά μπορεί να φαίνεται θεωρητική. Για μια επιχείρηση που μεγαλώνει, είναι κρίσιμη.

Πότε Μια Επιχείρηση Χρειάζεται Οικονομική Διακυβέρνηση;

Η ανάγκη για οικονομική διακυβέρνηση εμφανίζεται συνήθως όταν η επιχείρηση περνά σε επόμενο στάδιο ανάπτυξης.

Ενδεικτικά, μια επιχείρηση χρειάζεται πιο δομημένη οικονομική διακυβέρνηση όταν:

• αυξάνεται ο κύκλος εργασιών της;
• μεγαλώνει η ομάδα της;
• δημιουργεί περισσότερα τμήματα ή υποκαταστήματα;
• συνεργάζεται με εξωτερικούς επενδυτές ή χρηματοδότες;
• έχει αυξημένες φορολογικές και λογιστικές υποχρεώσεις;
• δυσκολεύεται να προβλέψει ταμειακές ανάγκες;
• έχει έσοδα αλλά όχι την αναμενόμενη κερδοφορία;
• δεν γνωρίζει με ακρίβεια το πραγματικό κόστος λειτουργίας;
• λαμβάνει αποφάσεις χωρίς αναλυτικά οικονομικά δεδομένα;
• θέλει να προετοιμαστεί για ανάπτυξη, εξαγορά, δανεισμό ή επένδυση.

Όσο μεγαλώνει μια επιχείρηση, τόσο πιο επικίνδυνο είναι να βασίζεται μόνο στη διαίσθηση του επιχειρηματία ή σε αποσπασματικές οικονομικές πληροφορίες.

Τα Βασικά Στοιχεία της Οικονομικής Διακυβέρνησης

Η οικονομική διακυβέρνηση δεν είναι μία μεμονωμένη υπηρεσία. Είναι ένα οργανωμένο πλαίσιο που περιλαμβάνει διαφορετικά επίπεδα ελέγχου και πληροφόρησης.

1. Αξιόπιστη Λογιστική Βάση

Η πρώτη προϋπόθεση είναι η σωστή λογιστική καταγραφή.

Αν τα δεδομένα δεν είναι σωστά, καμία ανάλυση δεν μπορεί να είναι αξιόπιστη. Η επιχείρηση πρέπει να έχει καθαρές λογιστικές εγγραφές, σωστή ταξινόμηση εσόδων και εξόδων, συμφωνίες λογαριασμών και ενημερωμένα στοιχεία.

Η λογιστική βάση πρέπει να μπορεί να υποστηρίξει όχι μόνο φορολογικές δηλώσεις, αλλά και διοικητική πληροφόρηση.

2. Οικονομικό Reporting προς τη Διοίκηση

Η διοίκηση χρειάζεται τακτικές, κατανοητές και χρήσιμες οικονομικές αναφορές.

Ένα σωστό report δεν είναι απλώς ένας πίνακας με αριθμούς. Πρέπει να δείχνει:

• έσοδα;
• έξοδα;
• μικτό και καθαρό περιθώριο;
• κερδοφορία ανά δραστηριότητα;
• ταμειακές ροές;
• υποχρεώσεις;
• απαιτήσεις;
• αποκλίσεις από στόχους;
• βασικούς δείκτες απόδοσης.

Το reporting πρέπει να βοηθά τη διοίκηση να βλέπει έγκαιρα τι συμβαίνει και όχι να διαπιστώνει προβλήματα όταν είναι ήδη αργά.

3. Έλεγχος Κόστους

Η ανάπτυξη συχνά αυξάνει τα κόστη πιο γρήγορα από τα έσοδα.

Μια επιχείρηση μπορεί να έχει μεγαλύτερο τζίρο, αλλά μικρότερη πραγματική κερδοφορία. Αυτό συμβαίνει όταν δεν υπάρχει συστηματικός έλεγχος κόστους.

Η οικονομική διακυβέρνηση βοηθά τη διοίκηση να παρακολουθεί:

• σταθερά έξοδα;
• μεταβλητά έξοδα;
• μισθοδοσία;
• κόστος προμηθευτών;
• λειτουργικές δαπάνες;
• χρηματοοικονομικά έξοδα;
• μη παραγωγικές δαπάνες;
• αποκλίσεις από τον προϋπολογισμό.

Ο στόχος δεν είναι να κόβονται τυφλά τα έξοδα. Ο στόχος είναι να γνωρίζει η επιχείρηση ποια έξοδα στηρίζουν την ανάπτυξη και ποια μειώνουν την αποδοτικότητα.

4. Ταμειακή Ροή και Προβλεψιμότητα

Η κερδοφορία δεν είναι το ίδιο με τη ρευστότητα.

Μια επιχείρηση μπορεί να εμφανίζει κέρδη στα χαρτιά, αλλά να πιέζεται ταμειακά λόγω καθυστερήσεων στις εισπράξεις, αυξημένων υποχρεώσεων ή κακού προγραμματισμού πληρωμών.

Η οικονομική διακυβέρνηση δίνει ιδιαίτερη βαρύτητα στην ταμειακή ροή.

Η διοίκηση πρέπει να γνωρίζει:

• τι εισπράξεις αναμένονται;
• ποιες πληρωμές έρχονται;
• ποιες φορολογικές υποχρεώσεις πλησιάζουν;
• αν υπάρχουν περίοδοι ταμειακής πίεσης;
• πόσο κεφάλαιο κίνησης χρειάζεται;
• αν η ανάπτυξη μπορεί να χρηματοδοτηθεί με ασφάλεια.

Η προβλεψιμότητα είναι κρίσιμη για επιχειρήσεις που μεγαλώνουν.

5. Εσωτερικοί Έλεγχοι και Διαδικασίες

Όσο μια επιχείρηση μεγαλώνει, τόσο περισσότερο χρειάζεται σαφείς διαδικασίες.

Οι εσωτερικοί έλεγχοι βοηθούν να μειωθούν λάθη, παραλείψεις, διπλές πληρωμές, αδικαιολόγητες δαπάνες, ελλιπής τεκμηρίωση και κακή χρήση πόρων.

Ενδεικτικά, οι εσωτερικοί έλεγχοι μπορεί να αφορούν:

• εγκρίσεις πληρωμών;
• διαχείριση προμηθευτών;
• συμφωνία τραπεζικών λογαριασμών;
• έλεγχο παραστατικών;
• πολιτική εξόδων;
• πρόσβαση σε οικονομικά συστήματα;
• διαδικασίες τιμολόγησης;
• παρακολούθηση απαιτήσεων και υποχρεώσεων.

Η ύπαρξη διαδικασιών δεν περιορίζει την επιχείρηση. Αντίθετα, της επιτρέπει να αναπτύσσεται με μεγαλύτερη ασφάλεια.

6. Φορολογική Συμμόρφωση και Προληπτικός Έλεγχος

Η οικονομική διακυβέρνηση περιλαμβάνει και τη φορολογική συμμόρφωση.

Μια επιχείρηση πρέπει να γνωρίζει αν οι φορολογικές της υποχρεώσεις τηρούνται σωστά, αν υπάρχουν κίνδυνοι σε ΦΠΑ, παρακρατούμενους φόρους, μισθοδοσία, myDATA, ενδοομιλικές συναλλαγές ή λοιπές υποχρεώσεις.

Ο προληπτικός έλεγχος βοηθά να εντοπιστούν ζητήματα πριν εξελιχθούν σε πρόστιμα, ελέγχους ή οικονομικές επιβαρύνσεις.

Για αναπτυσσόμενες επιχειρήσεις, η φορολογική συμμόρφωση δεν πρέπει να λειτουργεί αντιδραστικά. Πρέπει να είναι μέρος της στρατηγικής λειτουργίας.

7. Δείκτες Απόδοσης και Διοικητική Πληροφόρηση

Η διοίκηση χρειάζεται συγκεκριμένους δείκτες για να αξιολογεί την πορεία της επιχείρησης.

Ανάλογα με τον κλάδο, οι δείκτες μπορεί να περιλαμβάνουν:

• μικτό περιθώριο κέρδους;
• καθαρό περιθώριο κέρδους;
• λειτουργικά έξοδα ως ποσοστό του τζίρου;
• κόστος μισθοδοσίας;
• μέσο χρόνο είσπραξης απαιτήσεων;
• μέσο χρόνο πληρωμής προμηθευτών;
• EBITDA;
• κεφάλαιο κίνησης;
• ταμειακή κάλυψη υποχρεώσεων;
• κερδοφορία ανά πελάτη, έργο ή τμήμα.

Οι δείκτες αυτοί βοηθούν τη διοίκηση να μη βλέπει μόνο το παρελθόν, αλλά να σχεδιάζει το μέλλον.

Οικονομική Διακυβέρνηση και Ανάπτυξη Επιχείρησης

Η ανάπτυξη χωρίς οικονομική διακυβέρνηση μπορεί να γίνει επικίνδυνη.

Πολλές επιχειρήσεις αυξάνουν τον τζίρο τους, αλλά παράλληλα αυξάνουν ανεξέλεγκτα τα έξοδα, τις υποχρεώσεις και την πολυπλοκότητα. Το αποτέλεσμα είναι ότι ο επιχειρηματίας αισθάνεται πως η εταιρεία μεγαλώνει, αλλά η πραγματική οικονομική πίεση αυξάνεται.

Η οικονομική διακυβέρνηση βοηθά την επιχείρηση να αναπτύσσεται με έλεγχο.

Βοηθά να απαντηθούν ερωτήματα όπως:

• Μπορούμε να προσλάβουμε νέο προσωπικό;
• Μπορούμε να ανοίξουμε νέο υποκατάστημα;
• Μπορούμε να επενδύσουμε σε εξοπλισμό;
• Ποια υπηρεσία ή προϊόν έχει το καλύτερο περιθώριο;
• Ποιοι πελάτες είναι πραγματικά κερδοφόροι;
• Πόσο πρέπει να αυξηθούν οι πωλήσεις για να καλυφθεί ένα νέο κόστος;
• Ποιο είναι το ασφαλές επίπεδο δανεισμού;
• Τι ταμειακό απόθεμα χρειάζεται η επιχείρηση;

Χωρίς αυτά τα στοιχεία, η ανάπτυξη βασίζεται σε εκτιμήσεις. Με αυτά τα στοιχεία, η ανάπτυξη βασίζεται σε δεδομένα.

Συχνά Λάθη Επιχειρήσεων που Μεγαλώνουν

Οι επιχειρήσεις που αναπτύσσονται γρήγορα κάνουν συχνά παρόμοια λάθη.

Τα πιο συνηθισμένα είναι:

• παρακολουθούν μόνο τον τζίρο και όχι την κερδοφορία;
• δεν έχουν τακτικό οικονομικό reporting;
• δεν γνωρίζουν το πραγματικό κόστος ανά υπηρεσία ή προϊόν;
• δεν προβλέπουν έγκαιρα φορολογικές υποχρεώσεις;
• δεν έχουν σαφή πολιτική πληρωμών και εισπράξεων;
• δεν ελέγχουν τις αποκλίσεις από τον προϋπολογισμό;
• δεν έχουν διαδικασίες εγκρίσεων;
• παίρνουν αποφάσεις χωρίς οικονομικά δεδομένα;
• βασίζονται αποκλειστικά στην εμπειρία του επιχειρηματία;
• βλέπουν τη λογιστική μόνο ως φορολογική υποχρέωση.

Αυτά τα λάθη δεν φαίνονται πάντα στην αρχή. Όσο όμως η επιχείρηση μεγαλώνει, μπορούν να δημιουργήσουν σημαντικά προβλήματα.

Ο Ρόλος του Εξωτερικού Συμβούλου στην Οικονομική Διακυβέρνηση

Δεν χρειάζεται κάθε επιχείρηση να έχει εσωτερικό οικονομικό διευθυντή από την πρώτη στιγμή. Χρειάζεται όμως πρόσβαση σε οικονομική καθοδήγηση που ξεπερνά την απλή λογιστική διεκπεραίωση.

Ένας εξωτερικός λογιστικός και φορολογικός σύμβουλος μπορεί να βοηθήσει στη δημιουργία ενός πλαισίου οικονομικής διακυβέρνησης.

Ο ρόλος του μπορεί να περιλαμβάνει:

• έλεγχο της λογιστικής οργάνωσης;
• δημιουργία τακτικών οικονομικών αναφορών;
• ανάλυση κόστους;
• παρακολούθηση ταμειακών ροών;
• προληπτικό φορολογικό έλεγχο;
• υποστήριξη στον προϋπολογισμό;
• οικονομική πληροφόρηση προς τη διοίκηση;
• αναγνώριση κινδύνων;
• προτάσεις βελτίωσης διαδικασιών.

Με αυτόν τον τρόπο, η επιχείρηση αποκτά πιο ώριμη οικονομική λειτουργία χωρίς απαραίτητα να δημιουργήσει από την αρχή πλήρες εσωτερικό οικονομικό τμήμα.

Πώς Βοηθά η Ergo Accounting τις επιχειρήσεις με αυξανόμενες ανάγκες

Η Ergo Accounting υποστηρίζει επιχειρήσεις που χρειάζονται κάτι περισσότερο από τυπική λογιστική παρακολούθηση.

Μέσα από οργανωμένη λογιστική υποστήριξη, φορολογική καθοδήγηση, εποπτεία λογιστηρίου, reporting και προληπτικό έλεγχο, βοηθά τη διοίκηση να αποκτήσει σαφή εικόνα για την οικονομική κατάσταση και την πραγματική πορεία της επιχείρησης.

Στόχος της Ergo Accounting δεν είναι απλά η συμμόρφωση. Στόχος είναι η δημιουργία ενός αξιόπιστου οικονομικού πλαισίου που στηρίζει τη λήψη αποφάσεων, την ανάπτυξη και τη μακροπρόθεσμη σταθερότητα.

Με λίγα λόγια

Η οικονομική διακυβέρνηση είναι απαραίτητη για κάθε επιχείρηση που μεγαλώνει και θέλει να αναπτυχθεί με ασφάλεια. Η απλή λογιστική παρακολούθηση δεν αρκεί όταν αυξάνονται ο κύκλος εργασιών, οι υποχρεώσεις, το προσωπικό, οι επενδύσεις και η πολυπλοκότητα της λειτουργίας.

Μια επιχείρηση χρειάζεται αξιόπιστα δεδομένα, τακτικό reporting, έλεγχο κόστους, ταμειακή πρόβλεψη, εσωτερικές διαδικασίες και φορολογική συμμόρφωση. Με σωστή οικονομική διακυβέρνηση, η διοίκηση δεν λειτουργεί αντιδραστικά. Λειτουργεί προληπτικά, με καθαρή εικόνα και τεκμηριωμένες αποφάσεις.

Για επιχειρήσεις που θέλουν να περάσουν στο επόμενο στάδιο, η οικονομική διακυβέρνηση δεν είναι πολυτέλεια. Είναι προϋπόθεση βιώσιμης ανάπτυξης.